公司內帳外帳是什麼?兩套帳容易產生3大問題,教您如何聰明作帳!

公司內帳製作示意圖

想要成立公司的創業家,或是漸漸步上軌道的企業主,對內外帳一定不陌生,在公司帳目和稅額逐漸增多時,如何作帳才能節省不必要的稅金?有人說公司做內帳外帳可以協助企業主省下更多資金,但您可能不知道這其中還暗藏龐大風險。本篇將解釋何謂內帳、外帳,並帶您了解兩套帳對公司會產生哪些長遠的影響。

 

公司內帳、外帳差異是什麼?

 

內帳:流水帳,主要提供給內部人員查看

內帳指的是公司內部會計人員,依據公司實際財務狀況入帳,就算沒有憑證或收據,每一筆都會詳細記錄下來,就像流水帳一樣。企業主可以根據資金流動來了解公司目前的財務狀況,核對每個月的收入和支出並隨時調整營運成本。

 

外帳:報稅用,主要提供給股東或國稅局查看

外帳則是基於合乎稅法規定的憑證來記錄於冊,需要依據商業會計法和稅法相關規定來編製,主要包含營所稅營業稅申報,應收付、預收付款項以及期末的調整分錄等。國稅局會透過外帳來查核公司稅務是否有出入,股東則會透過公司財報來了解公司營運狀況。

 

內帳怎麼做?內帳營業稅處理

內帳是紀錄企業資金流向重要的帳本,只要有實際上的收支產生,無論有沒有取得收據都要紀錄下來,並請權威人士(老闆、股東)在帳冊名目上簽章作為證明,格式可以依據企業主需求製作,以對方看懂為第一原則。因為沒有相關憑證,所以內帳很常發生帳面和實際金額不符的情況,造成內帳收入較外帳多,外帳就可以少紀錄收入,藉此減少營業稅,但此舉在法律上是違法的行為,以下將會告訴您後續衍生的法律問題。

 

內外帳一定要做嗎?企業採用兩套帳的6個原因

內外帳檢查示意圖

採行內外帳原因1:方便作帳

許多企業主因為不具備專業會計背景,在沒有仔細瞭解內外帳利弊的狀況下就貿然採用此記帳方式,只想著應付國稅局或其他外部人員,容易忽略記帳的重要性,反而需要付出更多慘痛的代價。

 

採行內外帳原因2:節省記帳費用

若想要整合管理內外帳,公司會計人員需要憑證來依序記帳,同時核對資金出入狀況,才能將一筆資金完整記載於帳冊中,其流程不但繁複,作業時間也會拉長。在這個過程中,需要先向採購部門或相關人員取得發票外,還要確認資金用途,若沒有如期付款而是賒帳的話,還要再多花時間做一筆沖帳的會計分錄,所以採行一套帳專業服務的費用通常較高,令許多資金有限的企業主望之卻步,選擇內外帳的方式減少麻煩,但卻沒有考慮到現在的便利會給未來埋下巨大隱患。

 

採行內外帳原因3:規避營業稅、營所稅

有些企業為了減輕稅務負擔,部分收入會選擇漏開發票,有相關支出時則因為「無法」取得合法憑證,而只記錄於內帳上。若沒有合法憑證,製作外帳的會計人員不會將這些資金紀錄於帳冊中,企業就會有逃漏稅的嫌疑,若情節嚴重,則會面臨相關懲處。

 

採行內外帳原因4:高薪低報短漏勞保費

企業主因為想減少人事支出,會將實際薪資支出紀錄於內帳中,再利用獎金或其他名目組成薪資結構於外帳中,以最低薪資為員工投保,為自己省下勞保費支出,但企業同時也會面臨偽造文書罪、詐欺罪和民事賠償的風險。

 

採行內外帳原因5:高薪者短漏綜所稅

有些高收入者會利用內帳之便,以人頭分拆自己的薪資,或是利用其他名目故意低報薪資所得。但負責外帳的人員因為對公司營運不了解,所以依據憑證作帳時,就會依照公司提交的相關資料製作,讓有心人士得以少繳個人綜合所得稅。

 

採行內外帳原因6:虛設名目減少稅負

內外帳分開,同時也讓企業有機會製作虛假的發票憑證,藉此減少應繳的稅金。曾有知名服飾電商向外購買大量不實發票來申報營所稅,藉以降低營所稅,營業人就可以利用發票之進項稅額扣抵銷項稅額,規避部分營業稅金額。最後還是被國稅局發現並移送檢辦,各單位負責人員皆遭到判刑處分,企業也需繳交罰金和補繳逃漏稅額。

 

採行內外兩套帳,小心3大問題找上門!

內外帳給予了某些企業短漏稅務的管道以減少開銷,但隨著業務成長,企業內外帳差異會越來越明顯,也會衍生許多財務和法律問題。以下將提出3個使用內外帳後可能產生的困擾:

 

  1. 向銀行融資遭拒
  2. 帳務缺口與遺留歷史問題
  3. 稽徵機關查核無法提出有力證據

 

向銀行申請融資時,銀行審查人員都須查看公司營運狀況,這時內外帳呈現的差異和矛盾,就要再進行整併並根據最新會計準則調整,以符合稅法規定。此外,當企業符合政府補助資格或想要申請盈虧互抵優惠時,稽徵機關會要求會計師簽證,查核一年度的帳務,若發現帳目上有缺漏,很可能會因情節嚴重而被處罰金或判刑,建議企業主在帳務方面要更小心謹慎,請專業人員協助才能降低風險。

 

內帳外帳節稅有妙招,十方廣華讓您聰明節稅有保障!

一套帳雖然費用較高,卻能提供企業更全面的節稅建議或租稅優惠,有持續進修和專業稅法觀念的會計人員,可以讓企業主在法律的保障下節稅,透過合法的方式得到更多相關補助或優惠。此外,還能解決帳務複雜的隱患,結合財會和稅務觀點協助企業主進行更有效的財務管理,減少企業不必要的花費,投注更多心力在營運上。十方廣華會計師事務所以25年業界經驗協助您檢視企業最真實的經營成果,為中小企業提供公司記帳和報稅服務,解決兩套帳帶來的麻煩外,還能獲得全方位的財務建議,協助您做出對企業最有利的決策。

 

更多公司財務資訊:

【2021跨境電商稅率】境外電商如何報稅?5分鐘搞懂課稅新制

公司記帳解析:選擇委外記帳,還是自行記帳最划算?

想找專業會計師?